Duurzaam stakeholder management

Het grootste verschil tussen stakeholder management en stakeholder engagement is wederkerigheid en evenwicht. Bij stakeholder management ligt de nadruk op eenrichtingsverkeer en het is een nuttig instrument om projectrisico’s te verminderen. Daarentegen, focust stakeholder engagement zich op tweerichtingsverkeer en een gezamenlijk doel behalen. De diversiteit in interesses en macht van stakeholders wordt bij stakeholder engagement meer gezien als een kracht waar nieuwe inzichten uit voortkomen. Het engagement gedeelte betekent voornamelijk het betrekken en enthousiasmeren van stakeholders.

Stageopdracht

Onze stagiaire Nienke Matos Fernandes heeft als stageopdracht een strategisch implementatie plan geschreven voor House of Leisure en als opdracht voor haar Master Strategic Events Management op Breda University of Applied Sciences (BUas). Het plan beschrijft waar House of Leisure nu is, waar wij naar toe willen en hoe we daar komen. De hoofdvraag die beantwoord is, is hoe House of Leisure het volgende evenement zo moet organiseren om de partners meer te betrekken en te activeren om het (Be)Leefbaar Brabant programma zelf te gaan invullen en de partners het podium zullen gaan pakken.

De strategie die is gekozen om dit te bereiken, op basis van een interne en externe analyse en een SWOT analyse als conclusie daaruit, is stakeholder engagement. Een vijf stappen model is gebruikt als structuur om te volgen om deze strategie succesvol uit te voeren en te bereiken. Stakeholder engagement draait om het opbouwen van doorlopende tweerichtingscommunicatie, vertrouwen en relaties met degene die het meest belangrijk zijn voor de organisatie. Door stakeholder engagement behoud je je belangrijkste partners en krijg je betere samenwerkingen, omdat je naar een gezamenlijk doel streeft en elkaar wilt helpen.

Hoe bereik je stakeholder engagement?

Er zijn vijf belangrijke stappen in het ‘BSR Five Step Approach’ model om te ondergaan om stakeholder engagement te creëren. Deze stappen zullen hieronder kort uitgelegd worden.

• Stap 1: Engagement strategie

De eerste stap houdt in om een strategische visie te creëren. Hierbij is het vooral van belang om de motivatie van de engagement te begrijpen en wat je ermee wilt bereiken. Het wordt aangeraden om de engagement strategie te linken aan de bedrijfsstrategie. Ook om te focussen in deze fase intern op de organisatie, in plaats van extern. En wees bewust en leer van eerdere ervaringen, zowel successen als fouten.

• Stap 2: Stakeholders in kaart brengen

Voor de tweede stap, maak je een overzicht van alle stakeholders. Dit houdt in wie ze zijn, waar ze vandaan komen, wat hun interesse en machtpositie is, en wat voor relatie er is met de organisatie. Daarnaast ook welke stakeholders belangrijk zijn voor huidige en toekomstige plannen en wat voor engagement aanpak bij welke stakeholder past.

• Stap 3: Voorbereiding

Deze stap zorgt ervoor dat de inzichten die je hebt gekregen in de vorige stappen tot succes gaan leiden en het zorgt voor een voortdurend dialoog met de stakeholders. Met de doelen, het overzicht van de stakeholders en de engagement aanpak, kan de meest passende format gekozen worden. Met de format kan je de indeling van engagement activiteiten gaan indelen en organiseren.

• Stap 4: Engagement

De vierde stap omvat het faciliteren van de engagement. Het is effectief om een evaluatie document te schrijven na de engagement, om succes te meten en van te leren voor volgende engagement activiteiten. In dit document is ook vooral belangrijk om besproken zorgen waar stakeholders mee zitten op te schrijven en hier ook echt iets mee te doen na de engagement of in toekomstige engagement activiteiten.

• Stap 5: Actieplan

Het actieplan heeft als doel om de resultaten, inzichten en afspraken die er zijn gemaakt te vertalen naar daden. Daarnaast ook om deze acties te communiceren naar de stakeholders.

Na deze vijf stappen, is het proces van stakeholder engagement nog niet klaar. Communicatie is erg belangrijk om de stakeholders ook te blijven betrekken en te informeren. Vaak feedback vragen en je beloftes nakomen, zorgt er ook voor dat de stakeholders vertrouwen blijven hebben in je organisatie. Laat ook zien dat je de feedback waardeert door het ook echt te gebruiken.

Door stakeholder engagement bouw je relaties en vertrouwen op met je stakeholders, waardoor ze meer bereidt zijn om werk te doen voor de organisatie en langer zullen blijven. Daarom is, en blijft, stakeholder engagement een kernelement van de duurzaamheids-toolkit.

Joost Melis

Telefoon: 06 825 785 06

Mail: info@houseofleisure.eu